Obsługa przeprowadzania procedur opracowania i przygotowania dokumentacji aplikacyjnych dla Gminy Warlubie – w ramach środków UE i pozabudżetowych w roku 2016

Warlubie, dn. 24 marca 2016 r.

 

Nasz znak: KA.271.50.2016(PP)

 

Wg rozdzielnika

 Wójt Gminy Warlubie, zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty cenowej na „Obsługę przeprowadzenie procedur opracowania i przygotowania dokumentacji aplikacyjnych dla Gminy Warlubie –   w ramach środków UE i pozabudżetowych w roku 2016”  o wartości poniżej 30 000 €.(art.4 pkt.8 Prawo Zamówień Publicznych)

W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

 I.  Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO:

Gmina Warlubie, ul. Dworcowa 15,

86 – 160 Warlubie, tel. 52 33 26 040, fax. 52 33 26 054           

W imieniu zamawiającego postępowanie prowadzi: Tomasz Stefaniak

tel. 52 33 26 040, fax. 52 33 26 054           

II.  Nazwa przedmiotu zamówienia:

Obsługa przeprowadzenie procedur opracowania i przygotowania dokumentacji aplikacyjnych dla Gminy Warlubie – w ramach środków UE i pozabudżetowych w roku 2016 w zakresie:

1. konsultacji z Wnioskodawcą i świadczenia usług eksperckich w procesie opracowania i przygotowania dokumentacji aplikacyjnej  UE i pozabudżetowych w tym do RPO WK-P 2014-2020 według wytycznych:

–  RPO WK-P 2014-2020 oraz regulaminu i wytycznych oraz kryteriów właściwego dla planowanego projektów dla Gminy Warlubie,

– PROW 2014-2020 oraz regulaminu i wytycznych oraz kryteriów właściwego dla planowanego projektów dla Gminy Warlubie,

– Pozabudżetowych z innych programów UE lub pozabudżetowych – krajowych,

– opracowania i przedstawienia kompletnej dokumentacji aplikacyjnej UE RPO WK-P 2014-2020 w ramach właściwego dla przedmiotowej inwestycji konkursu RPO WK-P 2014-2020 (wniosek o dofinansowanie, Studium wykonalności, załączniki aplikacyjne do Wniosku o dofinansowanie z wyłączeniem załączników wymaganych od Wnioskodawcy, jako inwestora oraz decyzji, zgód i pozwoleń z tym związanych, na etapie składania wniosku o dofinansowanie oraz umowy o dofinansowanie UE w ramach RPO WK-P 2014-2020),

– sporządzenia dokumentacji projektowej UE RPO WK-P 2014-2020 dla przedmiotowej inwestycji w wersji Generatora Wniosków i formie drukowanej,

– koordynowania procedury składania Wniosku o dofinansowanie na rzecz wnioskodawcy (Gminy Warlubie),

– przygotowania uzupełnień do opracowanej dokumentacji wymaganych przez Urząd Marszałkowski w Toruniu w zakresie odnoszącym się do dokumentacji aplikacyjnej, według wskazań Urzędu Marszałkowskiego na etapie oceny formalnej oraz merytorycznej projektu,

– przygotowanie prezentacji głównych elementów projektu w programie Power Point,

– uczestnictwa jako ekspert Gminy Warlubie w spotkaniach dotyczących przedmiotowego projektu w okresie przygotowania i opracowania dokumentacji aplikacyjnej UE RPO WK-P 2014-2020 oraz jej oceny w procedurze konkursowej RPO WK-P 2014-2020 dla przedmiotowych projektów po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym terminów spotkań,

–  współpracy z ekspertami Gminy Warlubie wykonującymi ocenę oddziaływania na środowisko,

– współpracy z przedstawicielami Gminy Warlubie w zakresie koordynacji dla potrzeb opracowania dokumentacji aplikacyjnej UE dla przedmiotowego projektu procedur uzyskiwania decyzji i pozwoleń dla inwestycji w ramach przygotowania do dofinansowania RPO WK-P 2014-2020,

2. przekazywanie w okresie przygotowania projektu do dofinansowania RPO WK-P 2014-2020 zidentyfikowanych potencjalnych obszarów ryzyka w celu maksymalizacji szans uzyskania dotacji dla przedmiotowego projektu z RPO WK-P 2014-2020.

– koordynowanie projektów rozwojowych Gminy Warlubie, usług eksperckich i doradczych w zakresie programowania rozwoju Gminy Warlubie oraz przygotowania i realizacji projektów Gminy Warlubie o charakterze strategicznym i rozwojowym, w tym przy udziale dofinansowania UE na lata 2014-2020.

– współpraca ekspercka i doradcza na rzecz Gminy Warlubie obejmować będzie następujące zadania:

1) Doradztwo w zakresie prowadzonych przez Zleceniodawcę działań w zakresie programowania rozwoju Gminy Warlubie w zakresie opracowania przez Zleceniodawcę dokumentów programowych Gminy Warlubie i ich aktualizacji;.

2) Doradztwo w zakresie procedur przygotowania  Zleceniodawcy do przedsięwzięć z wykorzystaniem środków UE 2014-2020 oraz projektów do dofinansowania UE 2014-2020;

3) Bieżąca współpraca Zleceniobiorcy z Wójtem Gminy i odpowiednimi komórkami Urzędu Gminy Warlubie w zakresie przygotowania i realizacji projektów,

4) Udział i reprezentowanie w spotkaniach dotyczących przedmiotu Umowy z przedstawicielami Urzędu Gminy Warlubie oraz z przedstawicielami Instytucji Zarządzających Funduszami UE na lata 2014-2020, po uprzednim uzgodnieniu z Wójtem Gminy Warlubie terminów spotkań;.

5)  Koordynowanie działań związanych z uzyskaniem dotacji przez Gminę Warlubie,

w tym współpraca z podmiotami i organizacjami mającymi udział w przygotowaniu projektów dla Gminy Warlubie;.

6) Koordynacja realizacji projektów inwestycyjnych,  w tym udział w przygotowaniu dokumentów sprawozdawczych projektów, wniosków o płatność, dokumentacji rozliczeniowej projektów Gminy Warlubie UE 2014-2020;.

7) Udział merytoryczny w przygotowaniu raportów ewaluacyjnych zrealizowanych projektów;.

8)  Współpraca w przygotowaniu planów inwestycyjnych i rozwojowych oraz Wieloletniego Programu Finansowego Gminy Warlubie;.

9) Doradztwo na rzecz Zleceniodawcy w zakresie możliwości pozyskiwania środków finansowanych, w tym z funduszy UE 2014-2020 w zakresie planowanych inwestycji Gminy Warlubie;.

10) Udział ekspercki w aktualizacji dokumentów programowych i rozwojowych Gminy Warlubie;.

11) Udział w opracowaniu założeń merytorycznej części Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w zakresie kryteriów związanych z częścią programową UE realizowanych projektów UE 2014-2020 Gminy Warlubie;.

12) Udział w zespołach prowadzących postępowania o udzielenie zamówień publicznych na projekty rozwojowe i usługi w ramach projektów UE 2014-2020;.

13) Udział w opiniowaniu dokumentów Gminy Warlubie związanych z realizacją projektów UE oraz inwestycji rozwojowych Gminy Warlubie;.

14)  Udział w organizacji i przeprowadzeniu procesu konsultacji z partnerami społecznymi i gospodarczymi dla projektów rozwojowych i dokumentów programowych Gminy Warlubie, w tym merytoryczny udział w spotkaniach konsultacyjnych, prezentacja stanowiska Zleceniodawcy na spotkaniach;.

15) Monitoring i analiza kluczowych dla prowadzenia projektów rozwojowych Gminy Warlubie dokumentów  UE na lata 2014-2020 i krajowych.

3. Opracowanie dokumentacji aplikacyjnej UE do RPO WK-P 2014-2020 dla przedmiotowych projektów powinno być dobrze zaplanowane, aby jego realizacja przebiegała sprawnie i terminowo zgodnie z trybem naboru wniosków o dofinansowanie w konkursach RPO WK-P 2014-2020 dla planowanych inwestycji przez Gminę Warlubie

4. rodzaj zapytania ofertowego do 30 tys. Euro: usługi

 

III.  Tryb postępowania: Zapytanie ofertowe

Ofertę należy:

a) złożyć w formie pisemnej (ofertę proszę przesłać pocztą lub złożyć osobiście w zaklejonej kopercie) na załączonym formularzu ofertowym (załącznik nr 1) do dnia 04.04.2016r. do godziny 15.00 w Sekretariacie Urzędu Gminy w Warlubiu, pok. nr 12 (Pierwsze piętro). 

    Oferta złożona zgodnie z załączonym wzorem powinna zawierać wszystkie wymagane dokumenty tj.

 •   Pełnomocnictwo dla osoby podpisującej ofertę (jeśli umocowanie nie wynika z KRS bądź dokumentu równorzędnego), w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.

•    Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu do składania ofert,

b) składając ofertę pisemną prosimy ja opakować w jednej kopercie zaadresowanej na adres Zamawiającego i opatrzonej napisem:

Zapytanie ofertowe na „Obsługę przeprowadzenia procedur opracowania i przygotowania dokumentacji aplikacyjnych dla Gminy Warlubie – w ramach środków UE i pozabudżetowych w 2016 r.”

c) Termin wyboru oferty: wybór oferty nastąpi: do dnia 05.04.2016 r.

d) Wykonawcy zostaną poinformowani o dokonanym wyborze, Wykonawca który złoży ofertę najkorzystniejszą będzie zobowiązany do podpisania umowy w ciągu 3 dni od daty otrzymania informacji o wyborze oferty.

e) Termin realizacji zamówienia: od dnia 08.04.2016 r. do dnia 31.12.2016 r.

IV. Kryteria oraz metodologia obliczania oferty:

1. Oferta musi zawierać cenę:

Cena ogółem (brutto oraz stawkę podatku VAT)

2. Warunki, jakie musi spełnić oferent:

Warunkiem uczestnictwa w Zamówieniu jest potwierdzenie posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia oraz zarządzania projektami według kryteriów określonych w Umowach z Instytucjami Zarządzającymi programami operacyjnymi lub funduszami UE, w tym także dysponowania potencjałem technicznym i kadrowym, zdolnym do wykonania zamówienia tj.:

2.1. Oferent posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia, tj. doświadczenie w pracy z programami operacyjnymi, szczególnie z Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 w zakresie przygotowania projektów JST do dofinansowania UE.

2.2. Oferent posiada udokumentowane umiejętności zarządzania projektami według kryteriów określonych w Umowach z Instytucjami Zarządzającymi programami operacyjnymi lub funduszami UE, dla projektów dofinansowanych w ramach programów UE, pełniąc rolę koordynatora projektów dofinansowanych z UE na poziomie europejskim, krajowym i regionalnym.

2.3. Oferent dysponuje niezbędnym potencjałem technicznym i eksperckim do wykonania zamówienia i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj. wyznaczą do realizacji przedmiotu zamówienia osoby posiadające:

• znajomość uwarunkowań programowania rozwoju regionalnego w ramach programów operacyjnych UE i innych programów UE oraz programowania projektów regionalnego rozwoju społeczno–gospodarczego, obejmującą kierunki i cele strategiczne rozwoju w perspektywie finansowej UE na lata 2014-2020 (w tym kryteria nowej perspektywy finansowej UE określone przez obowiązujące dokumenty programowe i RPO WK-P na lata 2014-2020),
• doświadczenie wynikające z udziału w pracach zespołów krajowych lub regionalnych  o charakterze eksperckim, zajmujących się problematyką rozwoju regionalnego poprzez wskazanie, w jakich programach lub dla jakich Instytucji Zarządzających funduszami UE 2007-2013 pełnił Oferent rolę eksperta w zakresie dotyczącym rozwoju regionalnego lub udzielania wsparcia dotacyjnego UE,
• dysponowanie niezbędnym potencjałem technicznym i kadrowym zdolnym do wykonania przedmiotu zamówienia (kryterium spełnione na podstawie oświadczenia oferenta oraz wskazania osób, jakie będą ekspercko zaangażowane w przypadku realizacji Zamówienia).

3. Ocena ofert zgłoszonych w odpowiedzi na zapytanie o rozpoznanie cenowe obejmuje następujące kryteria:

3.1. Punkty za kryterium „cena” – cena brutto za realizację zamówienia spełniającego wszystkie wymagania zawarte w niniejszym zapytaniu – do 50 pkt.

Przy czym ilość punktów ustalana jest w następujący sposób:

Cena brutto oferty najtańszej

————————————- x  (waga kryterium) = ilość punktów

Cena brutto oferty badanej

 

UWAGA:

1. Wykonawca określi cenę w sposób podany w formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego), tj. poda poszczególne ceny za wykonanie przedmiotu zamówienia odpowiednio w złotych polskich lub w wartościach wyrażonych w procentach.

2. Ceny ofertowe w złotych polskich muszą być wyliczone z dokładnością do 1 grosza (tj. do dwóch miejsc po przecinku).

3. Wszystkie czynności związane z obliczeniem ceny i mające wpływ na jej wysokość Wykonawca powinien wykonać z należytą starannością.

4. Miejsca przeznaczone do wypełnienia poprzez wpisanie cen muszą zostać uzupełnione. W przypadku, gdy Wykonawca nie przewiduje żadnych opłat winien wpisać 0,00 zł (tak wyceniona usługa otrzyma maksymalną ilość punktów).

5. Pozycje, w których Wykonawca nie określi cen jednostkowych lub wartości wyrażonych w procentach, zostaną uznane za brakujące. Brak wyceny którejkolwiek z pozycji z Formularza ofertowego powoduje odrzucenie oferty

6. informacje dotyczące walut, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a Wykonawcą:

1) Wszelkie rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia dokonywane będą wyłącznie  w walucie polskiej.

3.2. Punkty za kryterium „wiedza i doświadczenie” zostaną przyznane w skali od 0 pkt do 30 pkt:

Na ocenę kryterium złożą się następujące składowe:

3.2.1. Za legitymowanie się przygotowaniem, jako wykonawca samodzielnie lub poprzez udział w zespole eksperckim / konsorcjum – m.in. 3 (trzech) opracowań strategicznych lub programów rozwojowych/analiz/ekspertyz/ badań – opracowanych z poziomu regionalnego (Samorząd Województwa) o wartości zamówienia nie mniejszej niż 30.000,00 zł brutto (należy podać przedmiot, datę wykonania i odbiorców oraz załączyć dokumenty potwierdzające, że usługa ta została wykonana należycie) – 10 pkt

3.2.2. Za przedstawienie i potwierdzenie w formie referencji bądź Umów, iż wykonał należycie zamówienie, co najmniej 2 (dwóch) usług polegających na opracowaniu kompletnej dokumentacji aplikacyjnej UE w ramach Programów Operacyjnych na lata 2007-2013 i dokonaniu na ich podstawie skutecznej aplikacji tj. pozyskanie dofinansowania dla projektu o charakterze infrastrukturalnym realizowanym przez JST lub jednostkę /spółkę z udziałem Samorządu o wartości pozyskanego dofinansowania w każdym z tych projektów na poziomie minimum 5 mln zł dotacji UE – 10 pkt

3.2.3. Za przedstawienie umiejętności zarządzania projektami UE według kryteriów programów UE i międzynarodowych funduszy UE według zasad i kryteriów określonych w Umowach z Instytucjami Zarządzającymi projektami ze środków UE. W ocenie pod uwagę będą brane następujące elementy: udokumentowanie w postaci referencji lub Umów z Instytucjami Zarządzającymi programami, projektami lub funduszami UE pełnienia funkcji koordynatora dla min. dwóch projektów międzynarodowych finansowanych ze środków UE– 10 pkt

3.3. Punkty za kryterium dysponowania potencjałem technicznym i eksperckim do wykonania zamówienia zostaną przyznane w skali od 0 pkt do 20 pkt:

Na ocenę kryterium złożą się następujące składowe elementy:

3.3.1.  Udokumentowane w postaci referencji lub umów, protokołów odbioru przygotowania( w okresie ostatnich 5 lata lub w ostatnich 3 latach w przypadku krótszego niż 5 lat okresu prowadzonej działalności) przez Oferenta (jako wykonawca/ekspert/członek zespołu eksperckiego) dla JST min. 3 (trzech) opracowań strategicznych lub programów o charakterze rozwojowym, strategii analiz/ badań i ekspertyz/- 10 pkt

3.3.2. Udokumentowane w postaci zestawienia /oświadczenia pozyskania przez Oferenta dofinansowania UE z RPO WK-P 2007 -2013 min. 3 (trzech) w wyniku przygotowania dokumentacji aplikacyjnej do dofinansowania UE. Udokumentowanie dokonane powinno być na podstawie wskazanego nr projektu, tytułu projektu oraz programu operacyjnego)- 10 pkt

4. Metodologia wyboru oferty

Punkty za poszczególne kryteria zostaną zsumowane i będą stanowić końcową ocenę oferty. Maksymalnie Wykonawca może zdobyć 100 pkt. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oferty.

W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawią taki sam bilans ceny i pozostałych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z większą liczbą punktów uzyskanych w kryteriach:

• kryterium „wiedza i doświadczenie”
• kryterium dysponowania potencjałem technicznym i eksperckim do wykonania zamówienia.

W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia wyjaśnień w terminie określonym przez Zamawiającego. Po dokonaniu wyboru Wykonawcy, Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji warunków i ceny zamówienia.

Uwaga: wzór formularza ofertowego stanowi załącznik do zapytania o rozpoznanie cenowe.

V. Zmiana umowy

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy, wymagają aneksu sporządzonego z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian do umowy w przypadkach:

a) gdy konieczność zmiany, w tym w zakresie wysokości wynagrodzenia, związana jest ze zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. w zakresie zmiany wysokości stawki podatku VAT),

b) konieczności zmiany terminu realizacji w związku z:

• koniecznością wprowadzenia zmian w dokumentacji projektowej, a wynikających z konieczności dostosowania zakresu zadania do wytycznych programowych lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
• opóźnieniem związanym z uzyskiwaniem przez Wykonawcę niezbędnych w myśl ustawy Prawo budowlane dokumentów,
• innymi okolicznościami niepowstałymi z winy Wykonawcy.

 

 

Wójt Gminy Warlubie

Krzysztof Michalak

 

 

Otrzymują:

1. Wg rozdzielnika,
2. www.bip.warlubie.pl,
3. Tablica ogłoszeń w/m,
4. a/a.

 

Załączniki:

1. Formularz ofertowy (załącznik nr 1) – kpl.