Historia | BIP Urzędu Gminy w Warlubiu

Warlubie, dn. 04 marca 2016 r.

Nasz znak: KA.271.31.2016(PP)

Wg rozdzielnika

Wójt Gminy Warlubie, zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty cenowej na „Kompleksową obsługę bankową budżetu i jednostek organizacyjnych Gminy Warlubie w okresie od 20.03.2016 r. do 19.03.2017 r.” o wartości poniżej 30 000 €.(art.4 pkt.8 Prawo Zamówień Publicznych).

W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

I. Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO: Gmina Warlubie, ul. Dworcowa 15, 86 – 160 Warlubie, tel. 52 33 26 040, fax. 52 33 26 054 W imieniu zamawiającego postępowanie prowadzi: Tomasz Stefaniak i Kamilla Prabucka tel. 52 380 05 15, fax. 52 33 26 054. II. Nazwa przedmiotu zamówienia:

Kompleksowa obsługa bankowa budżetu i jednostek organizacyjnych Gminy Warlubie w okresie od 20.03.2016 r. do 19.03.2017 r. w zakresie:

II. 1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa budżetu Gminy Warlubie i jednostek organizacyjnych Gminy Warlubie, obejmująca:

Urząd Gminy w Warlubiu,
Gminę Warlubie
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Warlubiu,
Samorządową Administrację Placówek Oświatowych wraz ze szkołami (Zespół Szkół w Warlubiu, Szkoła Podstawowa w Wielkim Komorsku, Szkoła Podstawowa w Lipinkach ),
Zakład Usług Komunalnych w Warlubiu.

2. Obsługa bankowa będzie polegać na:

otwarciu i prowadzeniu rachunków bieżących, rachunków pomocniczych oraz rachunków do obsługi pozyskiwanych środków zewnętrznych, w tym z funduszy unijnych zwanych w dalszej części specyfikacji rachunkami,
realizacji poleceń przelewu,
dokonywaniu wypłat gotówkowych z obsługiwanych rachunków bankowych,
przyjmowaniu wpłat gotówkowych na obsługiwane rachunki bankowe,
generowaniu i przekazywaniu obsługiwanym jednostkom wyciągów bankowych wraz z załącznikami (udostępnienia załączników w systemie bankowości elektronicznej),
realizowanie transakcji płatniczych z wykorzystaniem czeków tradycyjnych lub równoważnych wystawionych przez Zamawiającego w formie elektronicznej składanych za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej lub na podstawie dyspozycji wypłaty,
przechowywaniu depozytów,
wydawaniu zaświadczeń i opinii bankowych,
zapewnienia dostępu do systemu bankowości elektronicznej oraz jego serwisowanie,
gromadzone środki na rachunkach bankowych będą oprocentowane wg stawki stałej.
Odsetki od środków na rachunkach bieżących i pomocniczych bank dopisywał będzie do rachunku na koniec każdego miesiąca lub kwartału,
możliwość zaciągania kredytów krótkoterminowych w rachunku bieżącym przez Gminę Warlubie do kwoty corocznie określonej w Uchwale Budżetowej. Oprocentowanie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym oparte będzie na stawce WIBOR dla jednomiesięcznych złotowych depozytów międzybankowych, wyliczonej jako średnia z jednego miesiąca poprzedzającego okres obrachunkowy, powiększonej o marżę podaną w ofercie.

Na uruchomienie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym Zamawiający podpisze odrębną umowę kredytową i dokona wszystkich czynności bankowych związanych z udzieleniem kredytu.

3. Sposób wykonania przedmiotu zamówienia:

1) Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania opłat i prowizji bankowych za:

otwarcie rachunków bankowych (podstawowych i pomocniczych),
generowanie i przekazywanie obsługiwanym jednostkom wyciągów bankowych wraz z załącznikami (dopuszcza się możliwość udostępnienia wydruku załączników w systemie bankowości elektronicznej),
wydawanie zaświadczeń i opinii bankowych,
objęcie systemem bankowości elektronicznej na czas trwania umowy wszystkich obsługiwanych jednostek poprzez: zakup oprogramowania wraz z instalacją na własnym sprzęcie komputerowym jednostek i przeszkolenie pracowników. Zapewnienie prawidłowej pracy zainstalowanych urządzeń i oprogramowania,
dokonywanie wszystkich przelewów w ramach własnych rachunków Zamawiającego.

2) Wykonawca zapewni wykonywanie czynności związanych z obsługą kasową (realizacja wpłat i wypłat gotówkowych) budżetu Gminy Warlubie oraz jednostek organizacyjnych Gminy w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-15.00.

3) Wykonawca zapewni obsługę pracowników Zamawiającego poza kolejnością podczas dokonywania wpłat i wypłat gotówkowych w imieniu Zamawiającego w siedzibie Wykonawcy oraz podczas załatwiania innych spraw związanych z przedmiotem niniejszego zamówienia.

4) W przypadku, gdy wybrany bank nie posiada na terenie Warlubie siedziby, oddziału albo filii, zobowiązany będzie do uruchomienia na terenie Warlubia w terminie jednego miesiąca od daty podpisania umowy, swojego oddziału lub filii zapewniając pełną obsługę budżetu Gminy. W przypadku, gdy wybrany bank nie posiada swojej siedziby w Warlubiu, do czasu uruchomienia placówki zobowiązany będzie do zapewnienia codziennej obsługi budżetu Gminy w miejscowości Warlubie i zapewnienia możliwości przeprowadzenia wszystkich operacji bankowych bez ponoszenia dodatkowych kosztów ze strony Gminy (transport gotówki – przywóz, odbiór będzie dokonywany przez bank na jego koszt).

Uwaga:

1. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zapytania ofertowego w terminie nie krótszym niż 3 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

2. Zamawiający może zawrzeć umowę przed upływem terminu, o którym mowa w pkt 1, jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia:

a) złożono tylko jedną ofertę,

b) nie odrzucono żadnej oferty oraz nie wykluczono żadnego wykonawcy,

3. Przed zawarciem umowy Wykonawca zobowiązany jest do:

1) przedłożenia dokumentu wskazującego osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy, w przypadku gdy nie wynika to z dokumentów przedłożonych z ofertą,

2) przedłożenia umowy regulującej współpracę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchylał się będzie od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (zapytania ofertowego) Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

5. Wykonawca przygotuje i przedstawi Zamawiającemu projekt umowy dotyczący niniejszego zamówienia, uwzględniający postanowienia Przedmiotu Zamówienia oraz złożonej oferty, w terminie 2 dni roboczych .Wykonawca zawrze umowę w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, w jego siedzibie.

6. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zapytania ofertowego do 30 tyś. Euro:

1) Przedmiotem zamówienia jest bankowa obsługa budżetu Gminy Warlubie, tj. kompleksowa obsługa budżetu jednostki samorządu terytorialnego (zawierającego w sobie budżety jednostek budżetowych) i funduszy celowych jednostki samorządu terytorialnego, w zakresie określonym w zapytaniu ofertowym stanowiącej załącznik do umowy.

2) Otwarcie i prowadzenie kolejnych rachunków podstawowych i pomocniczych zgodnie z potrzebami zamawiającego, odbywać się będzie na zasadach określonych w ofercie.

3) Umowa na bankową obsługę budżetu Gminy zostaje zawarta na okres roku, tj. od 20.03.2016 r. do 19.03.2017 r.

4) Z obsługą budżetu w zakresie objętym zamówieniem, nie mogą wiązać się inne prowizje i opłaty przewidziane w Bankowej Taryfie Prowizji i Opłat, zgodnie z którą Bank może pobierać opłaty z tytułu wykonywania na rzecz Zamawiającego ewentualnie innych czynności niż wymienione w zapytaniu ofertowym.

5) Za opóźnienie w realizacji dyspozycji i nieprawidłowe przeprowadzenie rozliczeń pieniężnych, Bank ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą w wysokości odsetek ustawowych za każdy dzień kalendarzowy zwłoki.

6) W przypadku łączenia, przekształcenia jednostek organizacyjnych Zamawiającego lub powołania nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej usługi na warunkach zadeklarowanych w ofercie.

7) W przypadku, gdy Wykonawca nie posiada na terenie Warlubia siedziby, oddziału albo filii i nie utworzy swojego oddziału albo filii na terenie miejscowości Warlubie, w terminie jednego miesiąca od daty podpisania umowy lub oddział albo filia nie będzie funkcjonować przez cały okres obowiązywania umowy, Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od zawartej umowy.

8) W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się przepisy ustawy Prawa cywilnego i bankowego. O ile w stosunkach łączących strony umowy obowiązywać by miały przepisy regulaminów lub innych aktów wewnętrznych banku, nie mogą one w sposób odmienny lub sprzeczny z umową, ofertą i zapytaniem ofertowym, regulować praw i obowiązków stron. W takim przypadku w miejsce tych przepisów wchodzą zapisy umowy.

9) Sprawy sporne wynikające z zawartej umowy, rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

10) Integralną częścią umowy są:

Zapytanie ofertowe,
Oferta Wykonawcy,
Tabela Prowizji i Opłat.

7. Rodzaj zapytania ofertowego do 30 tyś. Euro: usługi III. Tryb postępowania: Zapytanie ofertowe Ofertę należy:

a) złożyć w formie pisemnej (ofertę proszę przesłać pocztą lub złożyć osobiście w zaklejonej kopercie) na załączonym formularzu ofertowym (załącznik nr 1) do dnia 14.03.2016r. do godziny 15.00 w Sekretariacie Urzędu Gminy w Warlubiu, pok. nr 12 (Pierwsze piętro).

Oferta złożona zgodnie z załączonym wzorem powinna zawierać wszystkie wymagane dokumenty tj.

• Pełnomocnictwo dla osoby podpisującej ofertę (jeśli umocowanie nie wynika z KRS bądź dokumentu równorzędnego), w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.

• Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu do składania ofert,

• Kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie zezwolenia na prowadzenie działalności bankowej na terenie Polski, a także realizacji usług objętych przedmiotem zamówienia zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29.08.1997 r. Prawo Bankowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1376 z późn. zm.), a w przypadku określonym w art. 178 ust. 1 ustawy Prawo Bankowe inny dokument potwierdzający rozpoczęcie działalności przed dniem wejścia w życie ustawy, o której mowa w art. 193 ustawy Prawo Bankowe.

b) składając ofertę pisemną prosimy ja opakować w jednej kopercie zaadresowanej na adres Zamawiającego i opatrzonej napisem:

Zapytanie ofertowe na „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu i jednostek organizacyjnych Gminy Warlubie

w okresie od 20.03.2016 r. do 19.03.2017 r.”

c) Termin wyboru oferty: wybór oferty nastąpi: do dnia 15.03.2016 r.

d) Wykonawcy zostaną poinformowani o dokonanym wyborze, Wykonawca który złoży ofertę najkorzystniejszą będzie zobowiązany do podpisania umowy w ciągu 3 dni od daty otrzymania informacji o wyborze oferty.

e) Termin realizacji zamówienia: od dnia 20.03.2016 r. do dnia 19.03.2017 r.

f. opis sposobu obliczania ceny ofert:

1. Wykonawca określi cenę w sposób podany w formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego), tj. poda poszczególne ceny za wykonanie przedmiotu zamówienia odpowiednio w złotych polskich lub w wartościach wyrażonych w procentach.

2. Ceny ofertowe w złotych polskich muszą być wyliczone z dokładnością do 1 grosza (tj. do dwóch miejsc po przecinku).

3. Wszystkie czynności związane z obliczeniem ceny i mające wpływ na jej wysokość Wykonawca powinien wykonać z należytą starannością.

4. Miejsca przeznaczone do wypełnienia poprzez wpisanie cen muszą zostać uzupełnione. W przypadku, gdy Wykonawca nie przewiduje żadnych opłat winien wpisać 0,00 zł (tak wyceniona usługa bankowa otrzyma maksymalną ilość punktów).

5. Pozycje, w których Wykonawca nie określi cen jednostkowych lub wartości wyrażonych w procentach, zostaną uznane za brakujące. Brak wyceny którejkolwiek z pozycji z Formularza ofertowego powoduje odrzucenie oferty

g. informacje dotyczące walut, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a Wykonawcą:

1. Wszelkie rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia dokonywane będą wyłącznie w walucie polskiej.

h. Kryterium oceny ofert:

A. Cena – 100%

A. Kryterium cena – liczone jako suma poniżej określonych usług bankowych, którym zostały przypisane wagi i maksymalne ilości punktów.

Lp.	Zakres usług bankowych	Waga/maksymalna ilość punktów
1	Prowizja za otwarcie rachunku bieżącego i pomocniczego	1
2	Prowizja za prowadzenie rachunku bieżącego i pomocniczego	1
3	Prowizja za realizacje przelewów wewnętrznych	5
4	Prowizja za realizację przelewów zewnętrznych	5
5	Prowizja z tytułu wypłat gotówkowych (Czeki)	10
6	Prowizja z tytułu wypłat zasiłków rodzinnych, wypłat z funduszu alimentacyjnego oraz dodatków mieszkaniowych (wg odrębnej umowy)	10
7	Prowizja z tytułu wpłat gotówkowych	10
8	Prowizje za usługi bankowości elektronicznej w tym:
	abonament miesięczny	4
	realizacja przelewu wewnętrznego	10
	realizacja przelewu zewnętrznego	10
9	Oprocentowanie środków na rachunkach bieżących i pomocniczych w stosunku rocznym	10
10	Kapitalizacja odsetek na rachunkach bieżących i pomocniczych	1
11	Oprocentowanie lokat w możliwych terminach:
	1 dniowe (WIBIN O/N)	5
	7 dniowe	2
	14 dniowe	2
	Lokaty 1 miesięczne	2
	Lokaty 2 miesięczne	2
12	Oprocentowanie i wielkość kredytu w rachunku bieżącym na wydatki nie mające pokrycia w dochodach bieżących	5
13	Za wydanie 1 blankietu	5